Unter dem Begriff Betriebskosten verstehen sich die Kosten, welche Eigentümern durch ihr Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks (fort-) laufend entstehen. Die Verwaltungskosten sowie die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten zählen hier nicht mit dazu. Der Begriff Betriebskosten ist in § 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV) legaldefiniert. Vor diesem Hintergrund dürfen die nicht zu den Betriebskosten zählenden Aufwendungen des Vermieters nicht auf den Mieter umgelegt werden.
Generell fallen so fast alle Nebenkosten dem Mieter „zur Last“. Diese muss er zusätzlich zur (Kalt-) Miete bezahlen, sofern dies im Mietvertrag wirksam und rechtlich gesichert vereinbart ist – was üblicherweise der Fall ist. Die Betriebskosten sind i.d.R. vom Eigentümer des Grundstückes/Immobilie zu tragen. Dies gilt auch, wenn der Eigentümer diese Immobilie vermietet oder ähnliches. In der Praxis wird regelmäßig im Sinne des § 556 bis §556c im BGB eine Betriebskostenvereinbarung mit dem Mieter getroffen – in schriftlicher Form – analog zum Format des Mietvertrags selbst.
Welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen, ist in der Betriebskostenverordnung definiert. Diese Kosten sind in aller Regel im Voraus zu zahlen und werden zusammen mit der Kaltmiete vom Mieter überweisen bzw. von dessen Konto eingezogen. Bei der Vorauszahlung handelt es sich allerdings nur um eine Anzahlung basierend auf der Schätzung der tatsächlichen Kosten. Einmal jährlich erfolgt eine Abrechnung, in der die tatsächlich entstandenen Kosten aufgeführt werden und der Mieter – wenn die tatsächlichen Kosten geringer waren als die Vorauszahlung – eine Rückzahlung erhält. Im umgekehrten Falle muss der Mieter eine Nachzahlung leisten. (siehe hierzu die Betriebskostenabrechnung).
Generell lassen sich die Betriebskosten in zwei separate Gruppen einteilen: Auf der einen Seite stehen die fixen Abgaben, welche auf den Grundbesitz anfallen. Hierzu zählt beispielsweise Grundsteuer. Diese wird von der jeweiligen Kommune erhoben, teilweise steht in Mietverträgen auch “öffentliche Lasten des Grundstücks”. Hier soll es in den kommenden Jahren eine gesetzliche Veränderung geben mit neuen, seitens der Kommune veranschlagbaren Steuersätzen. Weitere Blöcke sind die Reinigung der Straße und des Weges oder die Kosten, die für den Schornsteinfeger anfallen. Dieser Kostenblock wird von der jeweiligen Kommune für jeweils ein Jahr bestimmt. Auch Versicherungsbeiträge (z.B. Gebäudeversicherung) können zu dieser Gruppe der Betriebskosten gezählt werden.
Verbrauchsabhängige Betriebskosten wie Strom, Heizung und Warmwasser für die Gemeinschaftsflächen sind die zweite Gruppe. Hierunter fällt bspw. auch die Beleuchtung des Eingangsbereiches und des Treppenhauses. Diese Kosten müssen ebenfalls die Mieter bezahlen. Hinzu kommen die von den jeweiligen Mietern individuell verursachten Heizungs- und Warmwasserkosten. Diese muss jeder in Abhängigkeit seines individuellen Verbrauches selbst tragen. Auch diese werden zu den Betriebskosten gezählt, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Im Gegensatz zu den meisten anderen Betriebskosten, werden Heizung und Warmwasser nicht unbedingt vom Vermieter abgerechnet, sondern extern über entsprechende Firmen, die den tatsächlichen Verbrauch des Mieters messen. In aller Regel erfolgt einmal im Jahr eine Heizkostenabrechnunge basierend auf dem tatsächlichen Verbrauch, wie es die Heizkostenverordnung vorschreibt. Im Gegensatz zu früher fordert diese explizit, dass die Heiz- und Warmwasserkosten nicht pauschal auf alle Mieter eines Hauses aufgeteilt werden dürfen, sondern in Abhängigkeit des jeweiligen Verbrauches abgerechnet werden müssen. Es gibt nur noch wenige Ausnahmen von dieser Regelung – und zwar dann, wenn eine individuelle Abrechnung technisch nicht möglich oder nicht wirtschaftlich ist. Gleiches gilt dann, wenn die Mieter ihren individuellen Verbrauch nicht selbst beeinflussen können, wie dies beispielsweise bei Alters- oder Pflegeheimen der Fall sein kann. Für diese Fälle können die Heizkosten bereits Teil der Miete sein oder in Abhängigkeit der gemieteten Wohnfläche an der Gesamtfläche des Objektes abgerechnet werden. Ein weiterer Sonderfall sind Zweifamilienhäuser, bei denen der Vermieter eine Hälfte des Hauses selbst bewohnt und die andere vermietet. Auch hier kann nach der Wohnfläche abgerechnet werden.
Die Liste der als Betriebskosten geltenden Posten ist durchaus umfangreich. Der Gesetzgeber hat allerdings klare Richtlinien geschaffen. Wissenswerte Informationen zu diesem Themenbereich finden Sie im Internet unter http://www.gesetze-im-internet.de oder www.rechtliches.de.
Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
Angesichts der Komplexität des Sachverhaltes und der vielen Punkte, die bei der Abrechnung beachtet werden müssen, gibt es eine große Anzahl an potentiellen Fehlerquellen. Im Folgenden ein paar der beliebtesten:
Üblich ist die Abrechnung vieler Positionen, die nicht verbrauchsabhängig sind – zumindest nicht individuell – in Relation zur Wohnfläche der jeweiligen Wohnung. Unter Umständen kann es lukrativ sein, die Wohnfläche nachmessen zu lassen. Beträgt die Abweichung zwischen tatsächlicher Wohnfläche und der im Mietvertrag genannten mehr als 10 Prozent, muss der Mietvertrag angepasst und die Abrechnung entsprechend geändert werden. Dies spart über die Jahre eine Menge Geld.
Gibt es einen Fahrstuhl, kann dies ebenfalls eine beliebte Fehlerquelle sein. Mieter im Erdgeschoss, die den Fahrstuhl naturgemäß nicht benötigen, dürfen nicht an diesen Kosten beteiligt werden, da sie diese Einrichtung nicht nutzen. Hinzu kommt, dass nur die regelmäßig durchzuführenden Wartungsarbeiten auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Kommt es zu einer Betriebsstörung mit entsprechenden Reparaturkosten, dann sind diese einmaligen Kosten vom Vermieter zu tragen. Gleiches gilt bei Anschaffungskosten für Geräte zur Reinigung von Wegen oder der Pflege des Grundstückes oder deren Reparatur. Generell kann gesagt werden, dass einmalige Kosten vom Mieter nicht getragen werden müssen. Dies umfasst beispielsweise ungewöhnliche Verunreinigungen in Folge von Bauarbeiten oder Graffiti-Schmierereien. Dies gilt auch bei einmaliger Sperrmüll-Abholung. Doch Vorsicht: Wird der Sperrmüll regelmäßig abgeholt, können die hierfür entstehenden Kosten umgelegt werden. Ist ein einzelner Mieter verantwortlich und hat die Abholung angefordert, muss er natürlich die Kosten alleine tragen.
Logisch ist, dass Mieter, die den Winterdienst des Grundstückes selbst übernommen haben, vom Vermieter keine Rechnung für den Winterdienst erhalten dürfen. Schließlich können nur tatsächlich angefallene Kosten auch auf den Mieter umgelegt werden.