Die Heizkosten sind ein Teil der Nebenkosten bzw. Betriebskosten einer vermieteten Wohnung und werden in aller Regel einmal jährlich über die Betriebskostenabrechnung abgerechnet. Auch häufigere Frequenzen sind zulässig, in der Praxis angesichts des damit verbundenen Aufwands allerdings eher selten. Darin enthalten sind die Kosten, welche durch die Wärme- und Warmwasserlieferung entstehen. Üblicherweise wird die Heizkostenabrechnung durch spezielle Wärmemessdienstleister erstellt, da die Heizkostenverordnung in Deutschland für von einer zentralen Heizungs- und Warmwasseranlagen versorgte Immobilien vorschreibt, dass die Heiz- und Warmwasserkosten für jede Wohneinheit in Abhängigkeit des tatsächlichen Verbrauches abgerechnet werden müssen (Details regelt die DIN-Norm 4713). Die früher übliche Abrechnung nach Wohnfläche oder nach Anzahl der Mieter ist heute grundsätzlich nicht mehr zulässig.
Diese Regelung kann nicht durch anderslautende Bestimmungen im Mietvertrag ausgehebelt werden – sie gilt damit auch dann, wenn im Mietvertrag ausdrücklich etwas anderes steht. Keine Reglung ohne Ausnahme, so ist es auch hier (siehe dazu auch Betriebskosten). Vermieter sind nicht verpflichtet, den Verbrauch zu messen und die Heizkosten danach abzurechnen, wenn dies technisch nicht möglich oder unwirtschaftlich wäre. Dies gilt auch, wenn die Mieter den Wärmeverbrauch in ihren Wohnungen nicht selbst beeinflussen können, wie es beispielsweise in Senioren- oder Pflegeheimen der Fall sein kann. Auch bei Zweifamilienhäusern, in denen der Vermieter die eine Wohnung selbst bewohnt, ist eine Abweichung von der Regel der verbrauchsabhängigen Abrechnung möglich. In diesen Sonderfällen kann der Vermieter die Heizkosten über die Miete pauschal mit abrechnen. Üblich ist in diesen Fällen eine Abrechnung in Abhängigkeit der jeweiligen Wohnfläche. Ein Mieter mit der größeren Wohnung zahlt folglich mehr als einer mit einer kleineren Wohnung.
Die Heizkostenabrechnung lässt sich darüber hinaus noch in weitere Bestandteile untergliedern, darunter die Wartung, Reinigung und Steuerung der Heizungsanlage und des Heizungsraumes, die Kosten für den Schornsteinfeger, des Stroms für den Betrieb der Heizungsanlage und natürlich auch die Kosten, die für die Erstellung der Abrechnung selbst anfallen.
Ebenfalls wichtig für das Verständnis einer Heizkostenabrechnung kann die Tatsache sein, dass sich in manchen Wohnanlagen eine sogenannte verbundene Anlage befindet, d.h. dass die Zentralheizung auch das warme Wasser für die Hausleitungen erzeugt. In solchen Fällen müssen die Kosten, die für die Warmwasserbereitung anfallen, als eigenständige Position auf der Heizkostenabrechnung aufgeführt werden und auf den Verbrauch der einzelnen Mietparteien umgelegt werden.