Die Betriebskosten sind per definitionem diejenigen Kosten, die der Eigentümer zu Lasten eines bestimmten Grundstückes laufend zu tragen hat. Sie gehören zu den Bewirtschaftungskosten. Damit zählen sowohl Verwaltungskosten als auch (einmalige) Instandhaltungskosten nicht zu den Betriebskosten. Üblich ist es bei vermieteten Immobilien, dass der Vermieter die Betriebskosten an den Mieter weitergibt. Üblich sind hier zwei Verfahren, wobei ersteres weiter verbreitet ist: Zum einen gibt es den Ansatz, dass der Mieter jeden Monat zusammen mit seiner Miete eine angemessene Vorauszahlung auf die prognostizierten Betriebskosten leistet. Einmal jährlich erfolgt dann eine Abrechnung, in der die tatsächlichen Kosten berechnet werden und entweder eine Rückzahlung an den Mieter oder eine Nachforderung folgt. Zum anderen kann eine Pauschale vereinbart werden, die alle Betriebskosten umfasst. In diesem Falle erfolgt keine Abrechnung, sondern die Betriebskosten sind mit dieser Pauschale abgegolten.
Zu den Betriebskosten gehören gemäß §2 Betriebskostenverordnung unter anderem die folgenden Positionen: Grundsteuer, Entwässerung, Lohn und Lohnnebenkosten des Hausmeisters, Warm- und Kaltwasser, Wärmeversorgung, Betrieb und Wartung des Fahrstuhls (sofern der Mieter nicht im Erdgeschoss wohnt), Assekuranzen wie Gebäudeversicherung, Reinigung, Heizung und Stromkosten der Gemeinschaftsflächen wie Flure, Straßenreinigung und Winterdienst, Gartenpflege, Müll- und Schornsteinfegergebühren sowie ggf. Kabel- oder Antennenanschluss. Bei allen Positionen ist das Gebot der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Unwirtschaftliche Kosten muss der Mieter nicht bezahlen. Ein Beispiel hierfür wäre eine vergleichsweise kleine Immobilie, für die unnötigerweise ein Hausmeister in Vollzeit eingestellt wurde, der darüber hinaus auch noch einen überdurchschnittlich hohen Lohn erhält. In diesem Zusammenhang kann es für Vermieter sinnvoll sein, verschiedene Angebote einzuholen und sich ggf. bei Vermieterverbänden beraten zu lassen, um nicht auf einem Teil der Betriebskosten sitzen zu bleiben.
Mitunter fällt die Unterscheidung umlagefähiger Betriebskosten und nicht umlagefähiger Instandhaltungskosten nicht einfach und ist eine Quelle für Streit zwischen Mieter und Vermieter. Sowohl Instandhaltungs- als auch Instandsetzungskosten sind bereits in der Kaltmiete enthalten. Die Miete entschädigt den Vermieter damit bereits für die unweigerlich am Objekt anfallenden Reparatur- und Renovierungsarbeiten. Ausgenommen hiervon sind lediglich Kleinstreparaturen (meist bis zu einem Wert von 100 Euro), welche direkt auf den Mieter abgewälzt werden können. Größere Reparaturkosten hat allerdings der Vermieter zu tragen.
Einmal jährlich erfolgt die Abrechnung der Betriebskosten. Dabei muss der Abrechnungszeitraum nicht zwingend mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Ein Abrechnungszeitraum von Anfang März bis Ende Februar des Folgejahres ist ebenfalls zulässig und kann nicht beanstandet werden. Kürzere Zeiträume sind übrigens ebenfalls möglich. In der Abrechnung müssen mindestens die folgenden Punkte aufgeführt sein:
– Übersicht über die Gesamtkosten der Liegenschaft
– Angabe und Erklärung des Verteilungsschlüssels (z.B. Wohnfläche in Abhängigkeit zur Gesamtfläche)
– Berechnung des Anteils jeder einzelnen Position der Betriebskosten, welche der einzelne Mieter zu tragen hat
– Berücksichtigung der bereits geleisteten Vorauszahlungen des Mieters
Fehlt mindestens eine dieser Angaben, ist die Betriebskostenabrechnung unwirksam. Eine eventuelle Nachforderung des Vermieters ist damit nicht fällig. Weiterhin gilt, was sich grundsätzlich von selbstversteht: Die Abrechnung muss logisch nachvollziehbarsein und die jeweiligen Positionen so bezeichnet, dass sich bei einer Prüfung der Belege die einzelnen Rechnungen ohne Schwierigkeiten den Positionen auf der Abrechnung zuordnen lassen. Dies reduziert auch das Risiko von Missverständnissen und möglichen Differenzen zwischen Mieter und Vermieter – und damit Rechtsrisiken.
Wichtig – zumindest aus Vermietersicht – ist, dass die Abrechnung spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode beim Mieter eingegangen sein muss. Dies bedeutet beispielsweise, dass die Abrechnung für den Zeitraum 01.01.2018 bis 31.12.2018spätestens am 31.12.2019 beim Mieter im Briefkasten liegen muss. Ist die Abrechnung erst später beim Mieter, muss dieser grundsätzlich keine Nachzahlungen mehr an den Vermieter leisten. Liegen also die Betriebskosten höher als die Vorauszahlungen, die der Mieter über das Jahr bereits geleistet hat, muss er dem Vermieter diesen überschießenden Betrag nicht erstatten. Ausnahmen bestehen, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass diese Verzögerung nicht von ihm verursacht wurde und er keinen Einfluss darauf hatte. Hierbei legt der Gesetzgeber allerdings relativ starke Anforderungen an. Steht dem Mieter eine Rückzahlung zu, verfällt diese natürlich nicht nach einem Jahr, sondern ist auch bei einer späteren Abrechnung zu leisten. Die Jahresfrist ist auch dann erfüllt, wenn die Abrechnung des Vermieters formell wirksam ist, also die oben genannten Anforderungen erfüllt, davon abgesehen aber noch inhaltliche Fehler enthält. Diese können auch über die Jahresfrist hinaus noch korrigiert werden.
Bei vermieteten Eigentumswohnungen führt in aller Regel die vom Vermieter bzw. der Eigentümergemeinschaft beauftragte Hausverwaltung die Abrechnung durch. Im Wohnungseigentumsrecht ist das sog. Abflussprinzip maßgeblich. Dieses besagt, dass Kosten im Jahr ihrer Aufwendung in das anfallende Hausgeldes einfließen. Davon abweichend kann im Mietrecht auch das Leistungsprinzip zur Anwendung kommen, wonach Betriebskosten in der Periode anfallen, in der sie erbracht wurden. Zahlt die Verwaltung die Kosten für die Reinigung des Treppenhauses erst nach Ende des Abrechnungszeitraumes, kann es damit zu Unterschieden zwischen den Abrechnungen von Verwaltung und der für die Mieter kommen.
Auch leerstehende Wohnungen sind von den Betriebskosten natürlich nicht verschont. Da es in diesen Fällen keinen Mieter gibt, muss der Eigentümer die Kosten selbst tragen.